Memasuki awal tahun anggaran, para pengelola keuangan satuan kerja sering dihadapkan pada pertanyaan penting mengenai bagaimana cara membuat spp up di aplikasi sakti demi memastikan dana operasional kantor segera cair. Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan menjadi kunci utama yang memicu bergulirnya roda aktivitas di setiap instansi pemerintah.
Sebagai praktisi yang sering mendampingi operator keuangan, saya memahami betul bahwa keterlambatan dalam pengajuan dokumen ini dapat melumpuhkan berbagai agenda penting dinas. Oleh karena itu, pemahaman yang komprehensif mengenai tata cara pembuatannya menjadi kompetensi mutlak bagi bendahara maupun staf pengelola komitmen.
Sebelum masuk ke langkah teknis, kita perlu menyamakan persepsi mengenai apa itu uang persediaan yang sering kita sebut dengan akronim UP. Uang Persediaan merupakan uang muka kerja dalam jumlah tertentu yang diberikan kepada Bendahara Pengeluaran untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari Satuan Kerja.
Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dana ini tidak digunakan untuk belanja yang sifatnya permanen atau investasi besar, melainkan untuk pengeluaran yang tidak dapat dilakukan melalui mekanisme pembayaran Langsung. Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 210/PMK.05/2022 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, pengelolaan dana ini harus dilakukan secara akuntabel dan transparan.
Pengelolaan Uang Persediaan menuntut kedisiplinan tinggi dari bendahara agar tidak memicu kendala administratif di akhir tahun anggaran.
Dalam beberapa tahun terakhir, skema pengelolaan dana operasional ini mengalami transformasi yang cukup signifikan. Pemerintah tidak lagi memberikan seluruh dana dalam bentuk uang tunai di bank, melainkan membaginya dengan porsi digital guna mendorong transparansi transaksi nontunai.
Pembagian Porsi Uang Persediaan Tunai dan Nontunai
Saat ini, aturan kartu kredit pemerintah terbaru menetapkan bahwa proporsi dana UP dibagi menjadi dua jalur utama, yaitu UP Tunai dan UP Kartu Kredit Pemerintah. Kebijakan ini bertujuan untuk meminimalisasi pengendapan uang tunai di bendahara sekaligus mempercepat penyerapan anggaran secara akurat.
Mekanisme penyesuaian porsi ini wajib dipahami oleh operator saat menginput estimasi kebutuhan di awal tahun. Dari pengalaman saya menangani berbagai satker, kesalahan dalam menentukan porsi ini sering kali membuat pengajuan ditolak oleh sistem karena tidak sinkron dengan surat keputusan kepala satker.
Dasar Hukum Pengelolaan Keuangan Negara
Prosedur pengajuan dana operasional ini tidak berdiri sendiri, melainkan diikat oleh berbagai regulasi ketat dari Kementerian Keuangan. Berbagai aspek mulai dari tata cara pembayaran hingga penanganan dana khusus diatur secara spesifik dalam Peraturan Menteri Keuangan (PMK).
| Nomor Regulasi | Perihal Regulasi |
|---|---|
| PMK Nomor 210/PMK.05/2022 | Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan APBN |
| PMK Nomor 182/PMK.05/2022 | Piloting Pembayaran Melalui Platform Pembayaran Pemerintah |
| PMK Nomor 97/PMK.05/2021 | Perubahan atas Tata Cara Pembayaran dan Penggunaan KKP |
| PMK Nomor 110/PMK.05/2021 | Tata Cara Penetapan Maksimum Pencairan PNBP |
| PMK Nomor 196/PMK.05/2018 | Tata Cara Pembayaran dan Penggunaan Kartu Kredit Pemerintah |
| PMK Nomor 143/PMK.05/2018 | Mekanisme Pelaksanaan Anggaran Belanja Negara di Lingkungan Kemenhan dan TNI |
| PMK Nomor 145/PMK.05/2017 | Tata Cara Pembayaran atas Beban APBN Sebelum Barang/Jasa Diterima |
| PMK Nomor 109/PMK.05/2016 | Mekanisme Pelaksanaan Anggaran Belanja Negara Bersumber Dari PNBP di Kemenhan dan TNI |
Selain daftar di atas, pengelolaan biaya perjalanan juga mengacu pada PMK Nomor 181/PMK.05/2019 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 164/PMK.05/2015 tentang Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri serta PMK Nomor 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap.
Syarat dan Dokumen Kunci Sebelum Mengajukan SPP UP
Sebelum operator menyentuh aplikasi, terdapat sejumlah prasyarat administratif yang harus dipenuhi terlebih dahulu. Keberadaan dokumen pendukung yang valid akan menentukan apakah proses verifikasi di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara berjalan mulus atau justru terhambat.
Kesalahan umum yang saya lihat adalah operator terburu-buru membuat draf digital di aplikasi tanpa memeriksa kelengkapan berkas fisik. Akibatnya, ketika sistem meminta unggahan dokumen pendukung, proses kerja terhenti dan membuang waktu yang berharga.
Berikut adalah syarat pencairan up kppn yang wajib disiapkan oleh internal satuan kerja:
- Surat Keputusan (SK) Besaran UP yang ditandatangani oleh Kepala KPPN mitra kerja.
- Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) dari Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
- Surat Pernyataan Menyediakan Dana yang sah.
- Proporsi porsi tunai dan KKP yang telah disetujui.
Bagi satuan kerja yang mengelola dana non-pajak, penetapan ini juga harus menyelaraskan dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 110/PMK.05/2021 yang mengatur tentang Tata Cara Penetapan Maksimum Pencairan Penerimaan Negara Bukan Pajak.
Langkah Teknis Cara Mengajukan SPP Uang Persediaan di Aplikasi SAKTI
Proses perekaman draf dokumen pembayaran kini sepenuhnya mengandalkan ekosistem digital terintegrasi melalui aplikasi SAKTI pada modul komitmen dan modul pembayaran. Ikuti urutan langkah demi langkah berikut secara runtut agar tidak terjadi galat pada sistem digital Anda.
- Login ke aplikasi SAKTI menggunakan user operator Modul Pembayaran yang telah terdaftar resmi.
- Masuk ke menu Ruang Kerja, pilih opsi Pembayaran, kemudian klik sub-menu Catat/Ubah SPP.
- Pada pilihan jenis tagihan, pilih jenis dokumen dengan kode spesifik untuk Uang Persediaan (UP) sesuai dengan pagu satker Anda.
- Klik tombol Tambah, lalu sistem secara otomatis akan menampilkan form isian data dasar yang harus dilengkapi.
- Pilih nomor surat keputusan besaran UP yang sebelumnya telah direkam pada modul komitmen oleh operator terkait.
- Isi kolom deskripsi atau uraian pembayaran secara jelas, contohnya: "Penyediaan Uang Persediaan Tunai Satuan Kerja Tahun Anggaran Ini".
- Periksa kembali detail akun pengeluaran dan porsi pembagian antara kas tunai bank serta porsi penggunaan kartu kredit.
- Jika seluruh isian telah dipastikan akurat, klik tombol Simpan untuk mengunci draf dokumen pembayaran tersebut.
Dalam kasus yang sering saya temui di lapangan, operator kerap lupa mencocokkan kode bank dan nomor rekening bendahara yang aktif. Ketidaksesuaian satu digit angka saja pada nomor rekening berisiko memicu retur dana yang penyelesaiannya memakan waktu hingga berhari-hari.
Validasi dan Transmisi Data ke KPPN
Setelah dokumen berhasil disimpan oleh operator, langkah berikutnya adalah melakukan validasi berlapis di tingkat internal satker. Tahap ini melibatkan Pejabat Pembuat Komitmen dan Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar sebelum berkas dikirim secara elektronik.
Setiap dokumen yang telah disetujui PPK akan menghasilkan persetujuan digital yang kemudian diteruskan ke akun PPK untuk diubah menjadi Surat Perintah Membayar (SPM). Penerapan tanda tangan elektronik saat ini mempercepat jalur birokrasi, sehingga Anda tidak perlu lagi mengantar berkas fisik ke kantor perbendaharaan.
Pemanfaatan ekosistem digital ini juga diperluas melalui Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER7/PB/2022 yang mengatur tentang Penggunaan Uang Persediaan Melalui aplikasi pasar digital pemerintah pada Satuan Kerja Kementerian Negara/Lembaga, serta Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-12/PB/2022 mengenai penggunaan Kartu Kredit Pemerintah Domestik.
Solusi Mengatasi Kendala Administratif Awal Tahun
Masalah klasik yang paling sering menghambat pengajuan anggaran baru adalah adanya kewajiban penyelesaian laporan keuangan dari periode sebelumnya yang belum tuntas secara sistem. Banyak operator mendadak panik ketika pengajuan baru mereka ditolak oleh sistem perbendaharaan.
Bagaimana cara mengatasi sisa up tidak nihil tahun lalu menjadi pertanyaan yang paling sering diajukan saat rekonsiliasi akuntansi. Jika terdapat sisa dana yang belum habis digunakan hingga akhir tahun anggaran berlalu, bendahara wajib melakukan penyetoran kembali ke Kas Negara menggunakan Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB) atau potongan langsung.
Sistem SAKti memiliki validasi otomatis yang akan mengunci menu pembuatan SPP baru apabila saldo buku tahun lalu belum berstatus nihil atau belum dilakukan penutupan buku secara sempurna. Pastikan bendahara berkoordinasi erat dengan unit akuntansi satker untuk memastikan seluruh sisa dana telah disetor dan divalidasi oleh sistem KPPN sebelum Anda memulai proses pembuatan draf anggaran yang baru.
